はやいものでもう３月。新年度を迎えるタイミングでは、人事異動や組織変更により流通業務や在庫管理の担当者が変わることが少なくありません。一見すると「引き継ぎをすれば問題ない」と思われがちですが、実際にはこの時期に出荷ミスや在庫トラブルが増える企業は非常に多いのが現実です。
理由はシンプルで、これらの業務は想像以上に暗黙知が多い仕事だからなのです。
たとえば
・どの荷物が優先出荷なのか？
・この商品の梱包形態はどのようなカタチが正解なのか？
・どの時期に出荷量が増えるのか？
・この商品とこの商品は同梱ができるのか？
これらはマニュアルに書かれていないことが多く、前任者の経験として蓄積されています。
つまり物流業務は、担当者の頭の中にノウハウが溜まりやすい「属人化しやすい業務」なのです。
多くの企業では、引き継ぎ期間は数週間程度なのではないでしょうか？
理論的な引継ぎは常時行えるかもしれませんが、実践的な引継ぎはその業務が発生した時にしかできませんのでその引継ぎ期間の間にきっと数回程度しか携わることはないのかもしれません。
その結果、新任担当者は「完全に理解する前に本番が始まる」という状態で業務をスタートすることになります。
結構どきどきしますね。
ちなみにこの際に起こりやすいトラブルはどんなものがあげられるかと言いますと
①出荷指示の確認漏れ ②在庫数の認識違い ③梱包仕様の間違いや認識の相違
こういった不具合が発生する可能性があります。（当社のお客様の過去事例として）
流通や物流はこれまでも述べたように 引き継ぎが難しい本当の理由は「業務が仕組み化されていない」こと に原因があるのです。よっぽどシステマティックにやっていればこの問題はないですが、とにかく在庫の発送や仕分出荷業務は、基本ルールからそれていくことがとても多いのです。
仕組み化されていないから起こるこんなこと・・
・保管場所が担当者しか分からない
・出荷手順が統一されていない
・作業が人手に依存している
・業務フロー通りに出荷されない、特別ルールが多すぎる
みなさんはこの業務を上手にアウトソースしてください
引き継ぎを受けた直後、多くの担当者が最初に感じるのは「全部理解しないといけないのでは？」というプレッシャーですね。しかし、ここで一つ大切な考え方があります。それは すべてを自分で抱え込まないこと です。物流業務は「自社で完結させる仕事」ではなく、外部と協力して回していく仕事だからです。
成功する物流アウトソースは、外部をチームとして活用すること にあります。勝手な結論や手配はトラブルの大きな元になりますので外部委託先の倉庫・センターと仲良くコミュニケーションをとることが一番です。そしてわからなければ、倉庫と連携をとりどうすればいいのか、間に合う方法はあるのか、等まずは聞くことです！
\ 在庫や新規搬入物が多く保管スペースは超過しないか /
\ 通常より多い数量の注文が予想されるとき /
\ 不良在庫・滞留在庫の処分したい・・・ /
新年度は物流を見直す最適なタイミングです。担当変更は負担が増えるタイミングでもありますが、同時に業務を見直すチャンスでもあるのではないでしょうか。
「引き継ぎが大変だった」
「業務を理解するまで時間がかかった」
この感覚は、改善をおこなうべきサインであります。
新年度をスムーズにスタートするためにも、まずはこの”属人化”から”仕組み化”へ切り替えることが重要になります。
東京都内と千葉県のベイエリアでアッセンブリや仕分け出荷業務を行う株式会社美翔ではこれらの業務のスマート化を応援しています！アウトソーシングするのに迷っていたり、そもそも相談することにためらいがあったり、組織なので個人では決められないため苦しい思いをしているけど助けがない・・・それぞれの企業ではそれぞれの課題やルールが存在しています。その１つ１つにカスタマイズして業務をサポートできる当社へまずはWebサポートからお気軽にご相談ください。
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